Novità 2025 – Rimborsi spese ai dipendenti: obbligo di tracciabilità e nuove regole fiscali
A decorrere dal 1° gennaio 2025, entrano in vigore importanti novità riguardanti i rimborsi spese ai dipendenti, con l’obiettivo di garantire maggiore trasparenza e conformità fiscale. Le principali modifiche riguardano l’obbligo di tracciabilità dei pagamenti e le condizioni per la deducibilità e l’esenzione fiscale dei rimborsi.
Obbligo di tracciabilità dei pagamenti
A partire dal 1° gennaio 2025, per garantire la deducibilità delle spese da parte dell’azienda e l’esenzione fiscale dei rimborsi per il dipendente, è necessario che le spese siano sostenute tramite strumenti di pagamento tracciabili.
Strumenti di pagamento ammessi:
- Carte di credito, debito o prepagate
- Bonifici bancari o postali
- Assegni bancari o circolari
- Altri mezzi di pagamento elettronici previsti dall’art. 23 del D.Lgs. n. 241/1997
Spese interessate:
- Vitto e alloggio
- Viaggi e trasporti effettuati con autoservizi pubblici non di linea (es. taxi, NCC)
Esclusioni: Le spese sostenute per viaggi e trasporti con autoservizi pubblici di linea (es. autobus, treni, metropolitane) non sono soggette all’obbligo di tracciabilità.
Conseguenze della mancata tracciabilità
Se le spese vengono sostenute in contanti:
- Per il dipendente: il rimborso ricevuto sarà considerato reddito imponibile, soggetto a tassazione IRPEF e contributi previdenziali.
- Per l’azienda: la spesa non sarà deducibile ai fini fiscali.
Documentazione necessaria
Per ogni rimborso, è obbligatorio:
- Presentare una nota spese dettagliata, con l’indicazione delle spese sostenute.
- Allegare i giustificativi di spesa (es. scontrini, ricevute fiscali, fatture).
- In alternativa, il dipendente può fornire una dichiarazione sostitutiva ai sensi del D.P.R. n. 445/2000, attestando di possedere la documentazione e di conservarla per eventuali controlli.
Fringe benefit: rimborsi per affitto e mutuo prima casa
La Circolare n. 5/E del 7 marzo 2024 ha fornito chiarimenti in merito alla possibilità per i datori di lavoro di rimborsare ai dipendenti, come fringe benefit, le spese relative a:
- Canoni di locazione dell’abitazione principale, a condizione che il contratto sia regolarmente registrato e che il pagamento sia tracciabile.
- Interessi passivi su mutui relativi all’abitazione principale, intestati al dipendente, al coniuge o a familiari, purché l’immobile sia adibito a residenza principale.
Nota: Tali rimborsi sono esenti da tassazione solo se non superano i limiti previsti per i fringe benefit e se adeguatamente documentati.
Raccomandazioni operative
Per adeguarsi alle nuove disposizioni:
- Informare i dipendenti sulle nuove regole relative ai rimborsi spese e all’obbligo di tracciabilità.
- Aggiornare le policy aziendali in materia di rimborsi e trasferte, specificando i metodi di pagamento accettati.
- Implementare sistemi di controllo per la verifica della documentazione e della tracciabilità dei pagamenti.
- Valutare l’adozione di carte aziendali per facilitare il rispetto delle nuove normative.
Restiamo a disposizione per ulteriori chiarimenti e per supportarVi nell’adeguamento alle nuove disposizioni.
